Arsip merupakan salah satu faktor penting dalam kaitan tetap terselenggaranya sebuah kegiatan administrasi di sebuah intansi. Adapun pengertian arsip adalah segala kertas, buku naskah, gambaran peta, bagan atau dokumen lainnya. Secara fungsi arsip berperan aktif dalam riwayat sebuah dokumen. Karena arsip dijadikan sebagai bukti atas tujuan organisasi, fungsi kebijakan, keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, kegiatan lainnya sebagai informasi penting yang ada dalam pemerintahan/instansi.
Dinas Kesehatan Kabupaten berkaitan dengan hal tersebut mengadakan Monitoring dan Evaluasi Kearsipan. Tujuan dari diadakannya Monitoring dan Evaluasi ini adalah untuk lebih meningkatkan metode dan tatacara pengelolaan arsip yang selama ini sudah dilakukan oleh Dinas Kesehatan dan UPT nya.
Seperti kita ketahui bersama bahwa tertib kearsipan berhubungan langsung dengan terselenggaranya pelayanan kesehatan yang baik kepada masyarakat. Kegiatan Monitoring dan Evaluasi Kearsipan ini meliputi Puskesmas dan UPTD yang ada dilingkungan Dinas Kesehatan,
Aspek monitoring yang dilakukan adalah meliputi segi personalia, pengelolaan surat masuk , pencatatan surat, pengendalian surat, penataan sarana pengendalian, penyimpanan arsip aktif dan pengelolaan arsip inaktif, penyusutan arsip inaktif.
Tentunya dengan adanya monitoring ini diharapkan akan semakin meningkatkan pelayanan kesehatan kepada masyarakat, karena tidak dapat dipungkiri bahwa arsip merupakan salah satu pondasi dalam sebuah tata administrasi